山西大学研究生教育档案管理暂行办法

2016-03-03

201633日,山大研字[2016]2号文件发布)

第一章

 第一条 为进一步规范我校研究生教育档案管理工作,不断提高工作质量和效率,特制订本办法。

 第二条 本办法所指研究生教育档案材料(含电子材料)特指我校与研究生教育相关的各类重要的业务档案材料。本办法规定以外的档案材料,应由有关单位根据实际情况制订具体的管理办法。

 第三条 本办法所列档案材料,如未加特别说明,其保存期限均为永久保存。

 第四条 研究生教育档案材料根据用途和最终保管对象分为研究生个人档案材料、档案馆保存档案材料、研究生院保存档案材料和培养单位保存档案材料四种。

第二章 研究生个人档案材料

 第五条 研究生个人档案材料为研究生毕业时必须存入学生个人档案的材料。一般包括以下几种:

      1.硕士研究生录取登记表(报考攻读博士学位研究生报名登记表)
      2.学籍卡
      3.个人成绩总表
      4.学位授予决定书
      5.毕业生登记表
      6.报考博士研究生专家推荐书

 第六条 毕业生登记表由研究生工作部负责提供,其它个人档案由研究生院负责提供。

 第七条 研究生院在学生答辩结束后、毕业离校前,应制订《毕业生个人档案材料明细表》,按照培养单位和专业整理研究生个人档案材料,并与培养单位办理交接手续。

 第八条 培养单位负责将领回的毕业生个人档案材料及其它须装入学生档案的材料按学生个人整理归并,并造册移交给档案馆。

 第九条 学历证书和学位证书由各培养单位教学秘书统一领取发放。要求培养单位与研究生院按照《学历证书电子注册名册》和《授予学位验印名册》进行清点、核对无误后签字确认,双方各执1份留存。培养单位留存的1份要求学生领取签字后永久保存。

第三章 档案馆保存档案材料

 第十条 档案馆保存档案材料为研究生院向档案馆提供的材料。包括:

      1.录取新生名册
      2.学籍卡
      3.个人成绩总表
      4.学历证书电子注册名册
      5.学科审核意见表
      6.学位申请书
      7.学位论文评阅书
      8.学位论文答辩记录
      9.授予学位验印名册
      10.上级部门及本部门下发文件
 

第四章 研究生院保存档案材料

 第十一条 研究生院保存档案材料按照科室分类保存。各科室需要保存的材料包括相关的制度文件和如下材料:

      1.招生办公室
      (1)研究生招生考试保密室视频监控材料。考试结束后,保存1年。
      (2)研究生招生考试(包括复试)考场视频监控材料。考试结束后,保存1年。
      (3)被录取为硕士研究生的考生录取登记表和被录取为博士研究生的考生报名登记表保留至考生毕业(结业)离校为止,未被录取考生的报名材料保存1年。
      (4)自命题科目(包括复试笔试科目)的答卷
         硕士研究生入学考试纸质答卷保留3年。
         被录取为博士研究生的考生入学考试答卷应保留至考生毕业离校为止,未被录取考生的答卷和其他相关材料保存1年。
         入学考试答卷袋保存至考试成绩公布后一个月。草稿纸待考试结束3个月以后由考点统一销毁。
      (5)面试情况登记表。硕士研究生保留3,博士研究生保留至毕业(结业)
      (6)研究生复试录取情况汇总表。硕士研究生保留3,博士研究生保留至毕业(结业)
      2.培养办公室
      (1)学籍卡
      (2)公共课期末考试试题、试卷。学生毕业后保留1年。
      (3)个人成绩总表
      (4)学籍异动审批表
      (5)绩效考核材料。保存3年。
      (6)助学金审核发放名单
      (7)专项奖学金审核发放名单
      (8)研究生新生保留入学资格审批表
      (9)研究生提前毕业审批表
      (10)新生花名册及统计表
      (11)毕业生花名册及统计表
      (12)学历证书电子注册名册
      (13)研究生培养方案
      (14)毕业生档案交接登记表
      (15)免修外语申请材料。学生毕业后保留1年。
      3.学位办公室
      (1)学位论文电子文档及目录
      (2)优秀学位论文名单
      (3)同等学力申请硕士学位申请表及有关资格证书复印件。取得学位后保存1年。
      (4)研究生指导教师资格审批表
      (5)研究生指导教师遴选结果批文
      (6)校外兼职指导教师资格审批表
      4.专业学位办公室
      (1)研究生创新中心申报及考核材料
      (2)专业学位案例库建设档案
      5.学科建设办公室
      (1)学位点申报、批复材料
      (2)重点学科申报、批复材料
      (3)学科建设规划材料
      (4)学科评估材料
      6.综合办公室
      (1)接收、下发文件及历年《山西大学学位与研究生教育工作手册》及《山西大学研究生手册》
      (2)资产管理材料
      (3)研究生教育重要活动资料
      (4)研究生院会议记录
      (5)研究生教育质量年度报告
 

第五章 培养单位保存档案材料

 第十二条 研究生培养单位应保存档案材料包括以下几种:

      1.培养方案
      2.教学大纲
      3.期末考试试卷。学生毕业后保存1年。
      4.科目考试成绩单。学生毕业后保存3年。
      5.个人成绩总表
      6.开题报告。学生毕业后保留1年。
      7.研究生学位论文
      8.学籍卡
      9.课程异动登记表。保留1年。
      10.研究生入学考试面试详细记录。硕士研究生保留3,博士研究生保留至毕业(结业)
      11.研究生入学考试面试音像资料。硕士研究生保留3,博士研究生保留至毕业(结业)
      12.专业学位研究生专业实践备案表。学生毕业后保存3年。
      13.学术学位研究生学术活动登记表。学生毕业后保存3年。
 

第六章

 第十三条 重要电子文档必须及时备份,要求每周至少备份一次。电子文档保存格式须为不可修改格式。

 第十四条 档案移交时,移交方有责任制订移交材料明细表,接收方清点无误后签字确认,并永久保存。

 第十五条 本规定由研究生院负责解释。

 第十六条 本规定于发布之日起施行。

 

(来源:研究生院)